Die Aufgabe einer Einzelkennzahl besteht darin, eine konzentrierte Information über einen betrieblichen Sachverhalt wiederzugeben. Dies birgt besonders bei der Ermittlung und Auswertung von Kennzahlen, welche über einen komplexen Sachverhalt informieren, Gefahren in sich. Durch den notwendigen Reduktionsprozess bei der Kennzahlenbildung gehen wichtige Informationen verloren. Zusätzlich besteht die Gefahr, dass die Kennzahl den jeweiligen komplexen Sachverhalt unzutreffend abbildet.
Voraussetzung für die Anwendung einer Kennzahl als Entscheidungsgrundlage ist eine Quantifizierungsmöglichkeit des zu betrachtenden Sachverhaltes. Dabei ist die Wahl einer korrekt ermittelten Datengrundlage, welche im Hinblick auf die Fragestellung eine urteilsfähige Aussage zulässt, von entscheidender Bedeutung.
Bei der Verwendung von Kennzahlen besteht in der Praxis die Frage nach dem Umfang der Kennzahlenermittlung. Einerseits existiert der Anspruch, dass alle Bereiche des Unternehmens abgebildet und analysiert werden. Anderseits besteht die Gefahr, dass eine unüberschaubare Menge von Informationen entsteht.
Der Informationsnutzen ergibt sich nicht durch die Kennzahl an sich, sondern erst durch deren Interpretation. In diesem Zusammenhang muss neben der Qualität der
Datengrundlage auch beachtet werden, dass eine differenzierte Beurteilung zusätzlicher Einflussgrößen während des Interpretationsprozesses zu unterschiedlichen Annahmen der Entscheidungsträger führen kann. Diese unzureichende Objektivität einer Kennzahl zeigt sich vor allem bei zwischenbetrieblichen Vergleichen. Zusätzlich wird die Interpretation einer Einzelkennzahl dadurch erschwert, dass aus ihr nicht ersichtlich ist, wie sich die zugrundeliegenden Größen der Kennzahl verändert haben.
Die Problematik der Interpretation belegt die beschränkte Aussagekraft einer einzelnen, für sich betrachteten Kennzahl. Diese lässt die Zusammenhänge, welche sich hinter dem abgebildeten Sachverhalt verbergen, nicht erkennen. Erst der Vergleich der Relationen im Zusammenhang mit anderen Kennzahlen und deren Einbettung in den betrieblichen Gesamtzusammenhang erlaubt eine aussagekräftige Entscheidungsfindung.
